Hướng dẫn how to sort by last name in excel and keep rows together - cách sắp xếp theo họ trong excel và giữ các hàng liền nhau
|
Xem tất cả các bài viết hướng dẫn Hướng dẫn này trình bày cách giữ các hàng lại với nhau trong một loại ở Excel và Google Sheets. Sắp xếp và giữ các hàng lại với nhauKhi sắp xếp dữ liệu theo một cột trong Excel, bạn phải mở rộng lựa chọn để giữ các hàng lại với nhau. Trong ví dụ này, bạn có dữ liệu trong các cột BTHER G và bạn muốn sắp xếp nó theo tổng số doanh số (cột & NBSP; G) từ lớn nhất đến nhỏ nhất.expand the selection to keep rows together. In this example, you have data in Columns B–G, and you want to sort it by Total Sales (Column G) from largest to smallest.
Cùng với cột G, phần còn lại của các cột cũng được sắp xếp, vì vậy tất cả các hàng được giữ lại với nhau. Kỹ thuật này hoạt động cho bất kỳ loại nào, bao gồm sắp xếp theo ngày hoặc sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Lưu ý: Khi bạn làm việc với một bảng hoặc phạm vi được lọc, tất cả các hàng được giữ tự động lại với nhau và không cần phải mở rộng lựa chọn.: When you’re working with a table or filtered range, all rows are kept together automatically, and there is no need to expand the selection. Sắp xếp và giữ các hàng lại với nhau trong Google Sheets
Bây giờ phạm vi dữ liệu được sắp xếp bằng tổng doanh số giảm dần, với tất cả các hàng được giữ lại với nhau. Xem video - Cách sắp xếp theo họ trong Excel Nếu bạn làm việc với các bộ dữ liệu tên, hãy sắp xếp nó là một trong những nhiệm vụ phổ biến mà bạn sẽ phải làm thường xuyên. Nó khá dễ dàng để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái dựa trên tên đầy đủ, trong đó Excel sử dụng ký tự đầu tiên của tên để sắp xếp. Nhưng nếu bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo họ trong Excel thì sao?sort data by the last name in Excel? Mặc dù nó không đơn giản như vậy, nhưng nó vẫn có thể được thực hiện (rất nhiều phụ thuộc vào cách cấu trúc dữ liệu tên). Bất kể bạn sử dụng phương pháp nào, bạn sẽ phải trích xuất tên cuối cùng từ tên đầy đủ và đặt nó vào một cột riêng. Sau đó, bạn có thể sử dụng cột này để sắp xếp dữ liệu của bạn theo tên cuối cùng theo thứ tự bảng chữ cái. Trong hướng dẫn Excel này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sắp xếp một cột có tên dựa trên họ. Vậy hãy bắt đầu!
Trích xuất và sắp xếp theo họ bằng cách tìm và thay thếTrích xuất và bảng chữ cái bằng họ bằng công thức Sử dụng văn bản cho các cột Sử dụng flash điền Bước đầu tiên để sắp xếp theo họ là lấy họ trong một cột riêng biệt.
Trong lĩnh vực tìm kiếm, nhập *& nbsp; (biểu tượng dấu hoa thị theo sau là một ký tự không gian) Để trống thay thế với trường trống Bước đầu tiên để sắp xếp theo họ là lấy họ trong một cột riêng biệt.
Trong lĩnh vực tìm kiếm, nhập *& nbsp; (biểu tượng dấu hoa thị theo sau là một ký tự không gian) Để trống thay thế với trường trống Nhấp vào thay thế tất cả. Điều này sẽ ngay lập tức thay thế tất cả tên đầu tiên và bạn sẽ chỉ còn lại tên cuối cùng.: At any point in time, if you think you may need the original data back, you need to have a way to un-sort this dataset. To do this, in an adjacent column (left or right), have serial numbers before the sorting. Now, if you need the original data back, you get it by sorting based on the numbers. Trích xuất và bảng chữ cái bằng họ bằng công thứcSử dụng văn bản cho các cột Sử dụng flash điền Bước đầu tiên để sắp xếp theo họ là lấy họ trong một cột riêng biệt. Bạn có thể làm điều đó bằng cách thay thế mọi thứ trước họ bằng một trống để bạn chỉ còn tên cuối cùng. Giả sử bạn có một bộ dữ liệu như được hiển thị bên dưới và bạn muốn sắp xếp dữ liệu này bằng cách sử dụng tên cuối cùng. =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))Dưới đây là các bước để sắp xếp theo họ: Hàm tìm được sử dụng để có được vị trí của ký tự không gian. Giá trị này sau đó được trừ vào tổng chiều dài của tên để có được tổng số ký tự trong họ. Giá trị này sau đó được sử dụng theo đúng hàm để có được họ. Khi bạn có cột họ, bạn có thể sắp xếp dữ liệu này (điều này được đề cập trong phương thức đầu tiên một cách chi tiết). Công thức trên sẽ hoạt động khi bạn chỉ có họ và tên đầu tiên. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có một tên đệm là tốt. Hoặc có thể có một lời chào trước tên (như Mr hoặc Ms.) Trong trường hợp như vậy, bạn cần sử dụng công thức dưới đây: =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))Công thức trên tìm thấy vị trí của ký tự không gian cuối cùng và sau đó sử dụng nó để trích xuất tên cuối cùng. Tôi khuyên bạn nên sử dụng công thức thứ hai trong tất cả các trường hợp, và nó có khả năng chống lừa nhiều hơn và có thể xử lý tất cả các trường hợp (miễn là tên cuối cùng ở cuối tên). Lưu ý: Hai công thức này dựa vào điều kiện chỉ có một ký tự không gian giữa mỗi phần tử tên. Trong trường hợp có không gian kép, hoặc không gian dẫn đầu/dấu vết, công thức này sẽ cho kết quả không chính xác. Trong trường hợp như vậy, tốt nhất là sử dụng chức năng trang trí để loại bỏ bất kỳ không gian dẫn đầu, dấu vết và đôi, sau đó sử dụng công thức trên. Mặc dù điều này có vẻ như là một phương pháp phức tạp, nhưng lợi ích của việc sử dụng một công thức là nó làm cho kết quả động. Nếu bạn thêm nhiều tên vào danh sách của mình, tất cả những gì bạn phải làm là sao chép công thức và nó sẽ cung cấp cho bạn họ. Also read: How to Sort by Length in Excel? Easy Formulas! Sử dụng văn bản cho các cộtVăn bản đến cột một lần nữa là một cách đơn giản và dễ dàng để phân chia các ô trong Excel. Bạn có thể chỉ định dấu phân cách (như dấu phẩy hoặc không gian) và sử dụng nó để phân chia nội dung của ô. Khi bạn có các phần tử phân chia trong các cột riêng biệt, bạn có thể sử dụng cột có họ để bảng chữ cái. Giả sử bạn có một bộ dữ liệu như được hiển thị bên dưới: Dưới đây là các bước để sử dụng văn bản sang cột để sắp xếp theo họ:
Khi bạn có kết quả, bạn có thể sắp xếp theo họ. Bạn cũng có thể nhắn tin cho các cột để tách tên đầu tiên và cuối cùng khi bạn có dấu phẩy làm dấu phân cách. Sử dụng flash điềnMột cách nhanh chóng và nhanh chóng khác để có được tên cuối cùng là sử dụng tính năng Flash Fill. Flash Fill đã được giới thiệu trong Excel 2013 và nó giúp thao tác dữ liệu bằng cách xác định các mẫu. Để hoạt động này, bạn cần hiển thị flash điền kết quả mà bạn mong đợi một vài lần. Một khi nó xác định được mẫu, nó sẽ nhanh chóng thực hiện phần còn lại của công việc cho bạn. Giả sử bạn có bộ dữ liệu tên dưới đây. Dưới đây là các bước để sử dụng flash điền để lấy họ và sau đó sắp xếp bằng cách sử dụng nó:
Điều này sẽ cung cấp cho bạn kết quả có thể sẽ là tên cuối cùng trong tất cả các ô. Tôi nói có khả năng, vì flash fill có thể không hoạt động trong một số trường hợp. Vì nó phụ thuộc vào việc xác định một mẫu, nó có thể không thể làm điều đó luôn luôn. Hoặc đôi khi, mô hình mà nó giải mã có thể không phải là đúng. Trong những trường hợp như vậy, bạn nên nhập kết quả dự kiến vào một hoặc hai ô nữa và sau đó thực hiện các bước 4-7. Khi bạn có tất cả tên cuối cùng trong một cột, bạn có thể sắp xếp dữ liệu dựa trên những tên cuối cùng này. Vì vậy, đây là bốn cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp dữ liệu theo họ. Phương pháp tốt nhất là sử dụng kỹ thuật tìm và thay thế, nhưng nếu bạn muốn làm cho kết quả của mình động, phương pháp công thức là cách để đi. Hy vọng bạn tìm thấy hướng dẫn này hữu ích. Bạn cũng có thể thích các hướng dẫn Excel sau:
|
