Liệt kê các cách để bố trí cho làm việc

Kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng. Với cùng một công việc nhưng có người chỉ cần làm trong khoảng thời gian 1 ngày và có người chỉ mất khoảng 3 tiếng để làm xong, tất cả là nhờ vào khả năng sắp xếp công việc hợp lý. 

Nếu bạn đang trong tình trạng phải làm việc suốt ngày mà vẫn không hết được việc thì những chia sẻ sau đây phần nào giải quyết được những vấn đề mà bạn đang gặp phải.

Kỹ năng sắp xếp công việc

Kỹ năng sắp xếp công việc rất quan trọng

Một người có kỹ năng sắp xếp công việc tốt là có thể xác định được chính xác công việc mà mình cần phải hoàn thành, sau đó phân chia các khoảng thời gian hợp lý để thực hiện từng bước một. Đây là một kỹ năng cực kỳ quan trọng mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng muốn thấy từ nhân viên của mình.

Xem thêm: OKR là gì? Cách xây dựng mẫu mục tiêu OKR hoàn chỉnh

Sắp xếp công việc tốt sẽ giúp bạn không phải ngập đầu trong mớ hỗn độn công việc thì hãy thực hiện những công việc sau đây nhé!

1. Liệt kê chi tiết công việc cần phải làm

Liệt kê các công việc cần thực hiện – kỹ năng sắp xếp công việc

Đừng quá tự tin vào trí nhớ của mình, chắc chắn vào một thời điểm nào đó bạn sẽ quên mất công việc mà mình cần phải thực hiện. Khi bắt tay vào thực hiện công việc nếu quên một công việc nào đó có thể sẽ gây ảnh hưởng rất nhiều tới những công việc sau và lúc đấy bạn không thể kiểm soát được các mốc thời gian

Các bạn nên liệt kê tất cả những công việc mà mình cần phải thực hiện trong ngày, tuần, tháng, năm….Dự định thời gian thực hiện từng đầu mục công việc và bạn sắp xếp vào quỹ thời gian 24h của mình sao cho hợp lý nhất.

2. Đặt ghi ở nơi dễ quan sát

Đặt ở những nơi dễ quan sát – kỹ năng sắp xếp công việc

Hãy thử tưởng tượng sau khi lên một bảng kế hoạch chi tiết công việc của bạn trên laptop sau đó bạn lưu lại trên máy tính. Và khi bạn đang đi chơi cùng bạn bè muốn check lại công việc tiếp theo cần phải làm là gì bạn lại phải mở laptop ra để kiểm tra. Điều này là vô cùng bất tiện phải không?

Các bạn nên ghi chú lại bảng kế hoạch công việc của mình để dán tại nơi làm việc hoặc có thể sử dụng những phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính hoặc điện thoại để chắc chắn rằng bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào. Mỗi khi thực hiện xong bạn nên đánh dấu lại là đã hoàn thành công việc để tránh bị nhầm lẫn.

3. Tập trung cao độ khi thực hiện công việc

Tập chung thực hiện kế hoạch – kỹ năng sắp xếp công việc

Một trong những vấn đề mà nhiều người gặp phải nhất hiện nay đó là mức độ tập trung cho công việc. Khi đã lên được một kế hoạch công việc chi tiết thì bạn cần tập trung cao độ để hoàn thành công việc đó một cách nhanh nhất, tránh trường hợp bị phân tâm.

Một người không có kỹ năng sắp xếp công việc thường rất dễ bị phân tâm, anh ta thường xuyên không hoàn thành công việc được giao, liên tục kêu không có thời gian làm việc những vẫn thường xuyên lướt facebook, nhắn tin, gọi video…

Xem thêm: 12 ý tưởng cải tiến công việc đối với cá nhân và doanh nghiệp

4. Để cơ thể được nghỉ ngơi

Để cơ thể được nghỉ ngơi

Đừng quá lao vào làm việc như một cái máy để cố hoàn thành công việc của mình, như vật sẽ khiến bạn trở nên kiệt sức và năng suất làm việc sẽ giảm dần theo thời gian.

Để giải quyết công việc thực sự hiệu quả các bạn nên dành một khoảng thời gian nghỉ ngơi để cơ thể phục hồi. Tốt hơn hết sau khi thực hiện xong một hạng mục công việc bạn nên nghỉ 5-20 phút (tùy vào khối lượng công việc). Đây là khoảng thời gian quý giá để não bộ và cơ bắt được nghỉ ngơi, tạo ra trạng thái tốt nhất khi thực hiện hạng mục công việc tiếp theo.

5. Kiểm tra tiến độ làm việc

Hãy chắc chắn rằng khi đã ghi ra những công việc bạn cần phải làm thì theo kèm cần phải có thời gian dự định hoàn thành. Bạn cần phải thường xuyên kiểm tra xem khi thực hiện công việc có đúng theo như tiến độ mình đã đề ra hay không, qua đó có những điều chỉnh một cách kịp thời, tránh để ảnh hưởng tới những công việc phía sau.

Kiểm tra tiến độ hoàn thành sẽ mất không quá nhiều thời gian, bạn nên thực hiện ngay sau khi đã hoàn thành một hạng mục công việc.

6. Dành một khoảng thời gian dự phòng

Không thể lúc nào công việc của bạn cũng thực hiện một cách suôn sẻ, không có bất kỳ những vấn đề phát sinh nào. Hãy cố tạo cho mình một khoảng thời gian dự phòng để có thể xử lý những vấn đề bất ngờ có thể ập tới.

Xem thêm: KIP là gì? Cách xây dựng KPI cho từng bộ phận của doanh nghiệp

7. Chăm sóc sức khỏe

Bạn sẽ không thể hoàn thành bất kỳ công việc nào nếu như cơ thể lúc nào cũng mệt mỏi, mất tập trung. Chính vì thế chăm sóc sức khỏe cũng được cho là yếu tố tác động vô cùng quan trọng tới kỹ năng sắp xếp công việc.

Bạn nên dành 30-60 phút mỗi ngày để thực hiện những bài tập rèn luyện cơ thể, việc làm này sẽ giúp làm giảm căng thẳng, stress.

Kỹ năng sắp xếp công việc là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với bất kỳ ai. Hãy lên một bảng kế hoạch chi tiết và hoàn thành nó một cách xuất sắc

Hy vọng bài viết “7 Kỹ năng sắp xếp công việc chắc chắn giúp bạn THÀNH CÔNG ” có thể giúp bạn giải quyết được những vấn để mà bạn đang gặp phải. Chúc các bạn thành công!